KVKK

1-AMAÇ VE KAPSAM;

GÜL GÖKKUŞAĞI MOBİLYA SAN.  ve TİC. LTD ŞTİ 'nin (bundan sonra GÜL GÖKKUŞAĞI  olarak anılacaktır) olarak, müşterilerimiz, çalışanlarımız, ziyaretçilerimiz ve iş ortaklarımız da dahil olmak üzere, faaliyetlerimiz sırasında temasta bulunduğumuz tüm gerçek kişilerin, Anayasal bir hak olan kişisel verilerinin korunmasına ve 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda yer alan düzenlemelere uyum sağlanmasına azami önemi vermekteyiz.

Bu doğrultuda, Veri Sorumlusu sıfatıyla, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, bu verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla, gerekli her türlü teknik ve idari önlemleri almaktayız.

İşbu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası ile, kişisel verilerin toplanması, kullanılması, işlenmesi, aktarılması, saklanması süreç ve sistemlerimiz ile temel ilkeleri ortaya koymak amaçlanmaktadır.

2-TANIMLAR;

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Anonim Hâle Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.

Başvuru Formu: Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanmak için yapacakları başvuruyu içeren “6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Gereğince İlgili Kişi (Veri Sahibi) Tarafından Veri Sorumlusuna Yapılacak Başvurulara İlişkin Başvuru Formu”.

Çalışan: Şirket personeli.

Çalışan Adayı: Şirkete herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini şirketimizin incelemesine açmış olan gerçek kişiler

Grup Şirketleri:  Aynı işverene bağlı tüm şirketler

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

İş Ortağı: Şirketin ticari faaliyetlerini yürütürken, birlikte muhtelif projeler yürütmek, hizmet almak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu taraflar.

Kanun/KVKK: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi: Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Kurum:  Kişisel Verileri Koruma Kurumu

Komisyon: Veri sorumlusu tarafından KVK konularında çalışma yapmak için oluşturulan ve yetkilendirilen, sadece şirket çalışanlarından oluşan gruptur.

Müşteri: Şirket ile herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın Şirket iş birimlerinin yürüttüğü operasyonlar kapsamında Şirketin iş ilişkileri üzerinden kişisel verileri elde edilen gerçek kişiler.

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik veriler.

Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

Politika: Şirket tarafından, Kanun uyarınca hazırlanan, işbu kişisel verilerin korunması ve işlenmesi politikası.

Tedarikçi: Şirketin ticari faaliyetlerini yürütürken, Şirketin emir ve talimatlarına uygun olarak, sözleşme temelli olarak, Şirkete hizmet sunan taraflar.

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.

Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini

Veri Sorumlusu    Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.

Veri Sahibi/İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

Yönetmelik: 28.10.2017 Tarihli Resmi Gazete ’de yayımlanan “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik”.

Ziyaretçi: Şirketin faaliyet gösterdiği fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler.

3.YETKİ VE SORUMLULUKLAR

GÜL GÖKKUŞAĞI   bünyesinde KVK konusunda faaliyetlerin yürütümü için 3 Üyeden oluşan bir komisyon kurulmuştur. Komisyon yapısı aşağıdaki şekildedir;

a-       Komisyon başkanı: insan kaynakları sorumlusu

b-       Üye: muhasebe departmanı yöneticisi / çalışanı (departman yöneticisi tarafından önerilen)

c-       Üye: bilgi işlem  yöneticisi / çalışanı (departman yöneticisi tarafından önerilen)

İşbu prosedürde yer alan işlemlerin yapılması ve şirket KVK politikasının uygulanması ve uygulatılmasından bu komisyon sorumludur.

Komisyon, veri sorumlusuna resmi kuruluşlar, gerçek ve/veya tüzel kişiliklerden, kişisel verilerin korunmasına yönelik olarak gelen tüm şikâyetleri ve talepleri en kısa zamanda gerektiği şekilde incelemek ve sonuçlandırmak durumundadır.

GÜL GÖKKUŞAĞI  bünyesinde her ne sıfatla çalışırsa çalışsın tüm çalışan personel, işverenler, ortaklar ve hissedarlar, şirketimiz KVK politikasına uygun hareket etmek, ilgili kanun ve yönetmeliklere uygun şekilde davranmak durumundadır.

4-KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN USUL VE ESASLAR

4.1-GENEL İLKELER:

Anayasa’nın m. 20/III kişisel verilerin ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebileceği belirtilerek kişisel verilerin korunması güvence altına alınmıştır. Kişisel veri sahiplerine tanınan bu hak doğrultusunda Şirket, kişisel verileri ilgili mevzuatta belirtilen ilkeler doğrultusunda veya kişinin açık rızasının bulunduğu durumlarda aşağıdaki ilkelere uygun olarak işlemektedir:

4.1.1-Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme:

GÜL GÖKKUŞAĞI  Kişisel Veriler ’in işlenmesinde, tüm hukuki düzenlemeler ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir.

4.1.2-Kişisel Veriler’ in Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

GÜL GÖKKUŞAĞI  tarafından işlenen Kişisel Veriler ’in doğru ve güncel duruma uygun olması için gerekli tedbirler alınmakta ve işlenmekte olan verilerin gerçek durumu yansıtmasını sağlamak amacıyla bilgilendirmelerde bulunularak Veri Sahipleri ’ne gerekli imkânlar tanınmaktadır.

4.1.3-Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

GÜL GÖKKUŞAĞI , meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. Şirket, yürütmekte olduğu ticari faaliyet ile bağlantılı ve bunlar için gerekli olan kadar işlemektedir.

4.1.4-İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

GÜL GÖKKUŞAĞI , Kişisel Verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan Kişisel Veriler ’in işlenmesinden kaçınmaktadır.

4.1.5-İlgili Mevzuatta Öngörülen Veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

GÜL GÖKKUŞAĞI  tarafından işlenen kişisel veriler, ancak ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Bu kapsamda, Şirket, ilgili mevzuatta verilerin saklanması için öngörülen bir süre varsa bu süreye uymakta; böyle bir süre yoksa verileri, ancak işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir..

4.2-KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI:

GÜL GÖKKUŞAĞI  tarafından elde edilen Kişisel Veriler, aşağıda açıklanan kapsamlar dahilinde işlenebilecektir:

-Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesini sağlamak,

-Operasyonel faaliyetlerinin yerine getirilmesi için yazılım hizmetleri ve diğer dış kaynak hizmetlerinin sağlanması,

-Şirket grup şirketleri ana sözleşmelerinde belirtilen ticari faaliyetlerin mevzuata ve ilgili şirket ve Şirket politikalarına uygun olarak yerine getirilmesi için ilgili birimler tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve bu doğrultuda faaliyetlerin yürütülmesi,

-Şirket’in kısa, orta, uzun vadeli ticari politikalarının tespiti, planlanması ve uygulanması,

-Şirket tarafından sunulan hizmet ürün ve projelerin ilgili kişilerin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek önerilmesi, ürün, hizmet ve projeler hakkında bilgi verilmesi,

-Etkin bir müşteri hizmetinin sunulabilmesi,

-Hizmet ve tekliflerin sunulması,

-Her türlü promosyon, kampanya, çekilişler hakkında bilgi verilmesi,

-Her türlü pazarlama ve reklam faaliyetlerinin yürütülebilmesi,

-Ziyaretçi profillerinin belirlenebilmesi,

-Şirket’in ticari güvenilirliğinin sağlanabilmesi,

-İstek, talep ve şikayetlerin cevaplanarak çözümlenmesinin sağlanması,

-Sözleşme kapsamında ve hizmet standartları çerçevesinde Müşteriler ‘e ve Ziyaretçiler ’e destek hizmetinin sağlanması,

-Pazar araştırmaları ve istatistiksel çalışmalar yapılabilmesi,

-Şirket ile iş ilişkisi içinde bulunan kişiler ile irtibat sağlanması,

-Pazarlama, uyum yönetimi, satıcı/tedarikçi yönetimi,

-Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası,

-Bilgi teknolojileri alt yapısının oluşturulması ve yönetilmesi,

-Çalışanların Veri Sahibi bilgilerine erişim yetkilerinin planlanması ve icrası,

-Faturalandırma da dahil, finans ve/veya muhasebe işlemlerinin takibi,

-Hukuk işlerinin takibi,

-Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası,

-Verilerin doğru ve güncel olmasının sağlanması.

4.3-KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

Kanun ile kişisel verilerin işlenme koşulları düzenlenmiş olup, Şirket tarafından kişisel veriler aşağıda belirtilen söz konusu koşullara uygun olarak işlenmektedir.

Kanun'da sayılan istisnalar dışında, Şirket ancak veri sahiplerinin açık rızasını temin etmek suretiyle kişisel veri işlemektedir. Kanun’da sayılan aşağıdaki hallerin varlığı durumunda ise, veri sahibinin açık rızası olmasa dahi kişisel veriler işlenebilmektedir.

-Kanunlarda açıkça öngörülmesi,

-Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,

-Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.

-Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

-Veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

-Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

-Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

4.4-KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ÖNLEMLER

GÜL GÖKKUŞAĞI , KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmaktadır.

Bu kapsamda GÜL GÖKKUŞAĞI  tarafından gerekli idari ve teknik tedbirler alınmakta olup, GÜL GÖKKUŞAĞI  bünyesinde denetim sistemi kurulmuş ve kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla ifşası durumunda KVK Kanunu’nda öngörülen tedbirler alınmıştır. GÜL GÖKKUŞAĞI , kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.

4.4.1-Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişilmesini Önlemek ve Kişisel Verilerin Güvenli Ortamda Saklanması için Alınan Teknik Tedbirler

-Kişisel verilerin korunmasına ilişkin olarak, teknolojinin imkân verdiği ölçüde teknik önlemler alınmıştır ve alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yeni tehditleri de önleyecek şekilde yenilenmektedir.

-Teknik konularda, uzman personel istihdam edilmektedir.

-Alınan önlemlerin uygulanmasına yönelik düzenli aralıklarla (her altı ayda bir) denetim yapılmaktadır.

-Güvenliği temin edecek yazılım ve donanımlar kurulmuştur. Yapılan denetimler sonrasında gerektiğinde yeni yazılım ve/veya donanım da eklenecektir.

- GÜL GÖKKUŞAĞI  tarafından işlenmekte olan kişisel verilere erişim yetkisi, belirlenen işleme amacı doğrultusunda ilgili şirket çalışanı ile sınırlandırılmıştır. Yeni yetkilendirmeler, yetki değişiklikleri, yetkilerin kısmen veya tamamen kaldırılması sadece GÜL GÖKKUŞAĞI  komisyonunun kararı ile gerçekleştirilebilir.

4.4.2-Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişilmesini Önlemek ve Kişisel Verilerin Güvenli Ortamda Saklanması için Alınan İdari Tedbirler

-Şirket kişisel verilerin korunması hukukuna ilişkin olarak çalışanlarını bilgilendirmekte ve eğitmektedir. Konuyla ilgili eğitimler yılda en az bir defa tekrarlanmaktadır. En geç iki ayda bir ise KVK ile ilgili hatırlatma mailleri gönderilmektedir. Eğitim ve mail ile yapılacak bildirimlerin sıklığı GÜL GÖKKUŞAĞI  komisyonunun kararı ile değiştirilebilir.

- GÜL GÖKKUŞAĞI  tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.

- GÜL GÖKKUŞAĞI  tarafından gerçekleştirilen süreçler detaylı olarak incelenmekte, süreç kapsamında yürütülen kişisel veri işleme faaliyetleri her birim özelinde tespit edilmektedir. Bu kapsamda, yürütülen veri işleme faaliyetlerinin KVK Kanunu'nda öngörülen kişisel veri işleme şartlarına uygunluğunun sağlanması için atılması gereken adımlar belirlenmektedir.

- GÜL GÖKKUŞAĞI , iç yapısına göre hukuksal uyum gerekliliklerinin sağlanması için yerine getirilmesi gereken uygulamaları tespit edecektir. Bu uygulamaların denetimini ve sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler, şirket içi politikalar ve eğitimler düzenlenecektir.

- GÜL GÖKKUŞAĞI  ile çalışanlar arasındaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşme ve belgelere, GÜL GÖKKUŞAĞI  ’un talimatları ve kanunla getirilen istisnalar dışında, kişisel verileri işlememe, ifşa etmeme ve kullanmama yükümlülüğü getiren kayıtlar konulmakta ve bu konuda çalışanların farkındalığı yaratılmakta ve denetimler yürütülmektedir.

-Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri KVK Kanunu hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.

4.4.3-Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Alınan Tedbirlerin Denetim Faaliyetleri

GÜL GÖKKUŞAĞI , KVK Kanunu’nun 12. Maddesin uygun olarak, kişisel verilerin korunması ve güvenliğinin sağlanması kapsamında alınan teknik ve idari tedbirlerin gerekli denetimlerini yapmakta veya yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçları GÜL GÖKKUŞAĞI  komisyonuna raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir.

4.5-ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

Veri Sahibi açısından korunmasının çeşitli açılardan daha kritik önem teşkil ettiğine inanılan Özel Nitelikli Kişisel Veriler ’in işlenmesinde, GÜL GÖKKUŞAĞI  tarafından özel hassasiyet gösterilmektedir.

Kanun’un 6. maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan bir takım kişisel veriler “özel nitelikli” olarak belirlenmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

Özel Nitelikli Kişisel Veriler, GÜL GÖKKUŞAĞI  tarafından, Kanun’a uygun bir şekilde, Kurul’ca belirlenecek yeterli önlemlerin alınması kaydıyla, aşağıdaki şartların varlığı halinde işlenmektedir:

-Veri Sahibi’ nin açık rızası var ise veya

-Veri Sahibi’ ’nin açık rızası yok ise; Veri Sahibi ’nin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde, Veri Sahibi  ’nin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmektedir.

4.6-ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ÖNLEMLER

GÜL GÖKKUŞAĞI , Kanun’un 6. Maddesinde yer alan, Özel Nitelikli Kişisel Veriler ’in işlenmesinde, Kurul ’un 31.01.2018 Tarihli ve 2018/10 Numaralı kararı uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla, aşağıda belirtilen önlemleri almaktadır:

Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik sistemli, kuralları net bir şekilde belli, yönetilebilir ve sürdürülebilir ayrı bir politika belirlenmiştir.

4.6.1-Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi süreçlerinde yer alan Çalışan ’lara yönelik,

-Kanun ve buna bağlı yönetmelikler ile Özel Nitelikli Kişisel Veri güvenliği konularında düzenli olarak eğitimler verilmektedir,

-Gizlilik sözleşmelerinin yapılmaktadır,

-Verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların, yetki kapsamları ve süreleri net olarak tanımlanmaktadır,

-Periyodik olarak yetki kontrolleri gerçekleştirilmektedir,

-Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan Çalışanlar ’ın bu alandaki yetkileri derhal kaldırılmaktadır. Bu kapsamda, Veri Sorumlusu tarafından kendisine tahsis edilen envanteri iade almaktadır

4.6.2-Özel Nitelikli Kişisel Verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği ortamlar, elektronik ortam ise,

-Kişisel Veriler, kriptografik yöntemler kullanılarak muhafaza edilmektedir,

-Kriptografik anahtarlar güvenli ve farklı ortamlarda tutulmaktadır,

-Kişisel Veriler üzerinde gerçekleştirilen tüm hareketlerin işlem kayıtları güvenli olarak loglanmaktadır,

-Kişisel Veriler ’in bulunduğu ortamlara ait güvenlik güncellemelerinin sürekli takip edilmekte, gerekli güvenlik testleri düzenli olarak yapılmakta/yaptırılmakta, test sonuçları kayıt altına alınmaktadır,

-Kişisel Veriler ’e bir yazılım aracılığı ile erişiliyorsa bu yazılıma ait kullanıcı yetkilendirmeleri yapılmakta, bu yazılımların güvenlik testleri düzenli olarak yapılmakta/yaptırılmakta, test sonuçları kayıt altına alınmaktadır,

-Kişisel Veriler ’e uzaktan erişim gerekiyorsa en az iki kademeli kimlik doğrulama sisteminin sağlanmaktadır.

4.6.3-Özel Nitelikli Kişisel Verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği ortamlar, fiziksel ortam ise;

-Özel Nitelikli Kişisel Veriler ’in bulunduğu ortamın niteliğine göre yeterli güvenlik önlemleri (elektrik kaçağı, yangın, su baskını, hırsızlık vb. durumlara karşı) alınmaktadır,

-Bu ortamların fiziksel güvenliğinin sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.

4.6.4-Özel Nitelikli Kişisel Veriler aktarılacaksa

-Kişisel Verilerin e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı kullanılarak aktarılmaktadır,

-Taşınabilir Bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa kriptografik yöntemlerle şifrelenmekte ve kriptografik anahtar farklı ortamda tutulmaktadır,

-Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilmektedir,

-Kişisel Veriler ’in kağıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak "Gizli ” formatta gönderilmektedir.

4.6.5-Yukarıda belirtilen önlemlerin yanı sıra Kişisel Verileri Koruma Kurumunun internet sitesinde yayımlanan Kişisel Veri Güvenliği Rehberinde belirtilen uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik teknik ve idari tedbirler de dikkate alınmaktadır.

4.7-GÖRÜNTÜ KAYITLARININ İŞLENMESİ

GÜL GÖKKUŞAĞI , güvenliğin sağlanması amacıyla, tüm bina ve tesislerinde, satış ofislerinde, şantiyelerde, birim ve şubelerinde, güvenliğin sağlanması amacıyla, güvenlik kamerası ile giriş ve çıkışların takibi amacıyla, Kanun ve sair mevzuat hükümlerine ve Politika ’da yer alan ilkelere uygun şekilde kişisel verileri saklamakta ve gerektiğinde işlemektedir.

4.8-KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

GÜL GÖKKUŞAĞI , hukuka uygun olarak elde etmiş olduğu Kişisel Verileri, veri işleme amaçları doğrultusunda, gerekli güvenlik önlemlerini alarak, Veri Sahibi ’nin Kişisel Verileri ’ni ve/veya Özel Nitelikli Kişisel Verileri ’ni üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Bu doğrultuda, GÜL GÖKKUŞAĞI , Kişisel verileri, işbu Politika ’da belirtilen işleme şartlarından ve aşağıda belirtilen şartlardan birinin varlığı halinde üçüncü kişilere aktarabilecektir.

-Veri Sahibi ’nin açık rızası var ise,

-Kanunlarda Kişisel Veri ’nin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,

-Veri Sahibi ’nin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve Veri Sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa;

-Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,

-Şirket’in hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,

-Kişisel Veriler, Veri Sahibi tarafından alenileştirilmiş ise,

-Kişisel Veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,

-Veri Sahibi ’nin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, GÜL GÖKKUŞAĞI  ‘un meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise.

4.9-KİŞİSEL VERİLERİN YURTDIŞINA AKTARILMASI

GÜL GÖKKUŞAĞI , meşru ve hukuka uygun Kişisel Veri işleme amaçları doğrultusunda Veri Sahibi ’nin kişisel verilerini, açık rızası var ise veya, Veri Sahibi ’nin açık rızası yok ise, aşağıdaki hallerden birinin varlığı durumunda, Kişisel verileri Yeterli korumaya sahip veya yeterli korumayı taahhüt eden veri sorumlusunun bulunduğu yabancı ülkelere aktarabilecektir:

-Kanunlarda Kişisel Veri ’nin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,

-Veri Sahibi ’nin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve Veri Sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa;

-Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,

-Şirket’in hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,

-Kişisel Veriler, Veri Sahibi tarafından alenileştirilmiş ise,

-Kişisel Veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,

-Veri Sahibi’ nin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, GÜL GÖKKUŞAĞI  ’un meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise.

4.10-ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN YURTDIŞINA AKTARILMASI

GÜL GÖKKUŞAĞI , gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini ve Kurul tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak, meşru ve hukuka uygun Kişisel Veri işleme amaçları doğrultusunda, Veri Sahibi ’nin Özel Nitelikli Kişisel Veriler ’ini aşağıdaki durumlarda yeterli korumaya sahip veya yeterli korumayı taahhüt eden veri sorumlusunun bulunduğu yabancı ülkelere aktarabilmektedir.

-Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya

-Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;

-Veri Sahibi ’nin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir), kanunlarda öngörülen hallerde,

-Veri Sahibi ’nin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi kapsamında.

4.11-KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİNE İLİŞKİN ESASLAR

Kişisel veriler, Şirket tarafından ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca ve hukuki yükümlülükleri doğrultusunda saklanmaktadır. Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, GÜL GÖKKUŞAĞI  ’un o veriyi işlerken yürüttüğü faaliyet ile bağlantılı olarak GÜL GÖKKUŞAĞI  ‘un uygulamaları ile ticari teamüller doğrultusunda işlenmesini gerektiren süre kadar işlenmekte daha sonra silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. İşlenme amacı sona ermiş kişisel veriler ile kişisel veri sahipleri tarafından silinmesi/anonimleştirilmesi talep edilmiş olan kişisel veriler, ilgili mevzuat ve GÜL GÖKKUŞAĞI  ‘un belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. GÜL GÖKKUŞAĞI  kişisel verilerin saklanma sürelerini belirlerken ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı sürelerini esas almaktadır. Bu amaç doğrultusunda saklanan kişisel verilere yalnızca ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman sınırlı kişiler tarafından erişilmekte olup bu amaç dışında başka bir amaçla erişilmemektedir. Bu sürenin sonunda da kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

4.12- KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİM HALE GETİRİLMESİ

Kişisel Veriler, Kanunu’nun 7. Maddesinde ve Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesinde ve düzenlendiği üzere ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, re’sen veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine, GÜL GÖKKUŞAĞI  tarafından silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Bu süreç komisyon tarafından takip edilerek, uygulanan yöntem ile birlikte tutanakla kayıt altına alınır.

4.13- IT TEDARİKÇİLERİ İLE İLİŞKİLER

                IT (BİLGİ İŞLEM) kapsamında kurumumuz ile çalışan ve mal / hizmet vermekle yükümlü tedarikçilerimiz ile KVK politikamız paylaşılmış olup, politikamıza uygun şekilde denetim mekanizması, bilgi güvenliği ve gizliliğe dair uygulamalar sözleşme ile güvence altına alınmıştır. Süreç içinde IT kapsamında değerlendirilecek mal ve / veya hizmet alımlarında da aynı yöntemler kullanılmaya devam edilecektir.

                IT kapsamında değerlendirilecek mal ve/veya hizmet alımları kapsamına aşağıdaki konular girmektedir;

-Donanım alımları (her türlü bilgisayar, tablet, akıllı telefon, sunucu, güvenlik duvarı, erişim ekipmanı, anahtarlama ekipmanları, yedekleme ekipmanları vb.)

-Yazılım alımları ( yerelde çalışan tüm işletim sistemi, güvenlik yazılımları, şirket tarafından yürütülen işlemlere yönelik paket yazılımlar vb)

-Hizmet alımları (IT teknik bakım hizmetleri, bulut hizmetleri, tedarikçi sunucusunda çalışan yazılımlar, tedarikçiler tarafından kurulum ya da onarım/iyileştirme amaçlı uzaktan erişim ile yapılan müdahaleler, tedarikçiler tarafından kurulum ya da onarım/iyileştirme amaçlı yerinde yapılan müdahaleler, hosting hizmetleri vb.)

4.14- GÜL GÖKKUŞAĞI  ‘UN AYDINLATMA VE BİLGİLENDİRME YÜKÜMLÜLÜĞÜ

                GÜL GÖKKUŞAĞI , Kanun’un 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında Veri Sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda Şirket;

-Veri Sorumlusu ve varsa temsilcisinin kimliği,

-Kişisel Veriler ’in hangi amaçla işleneceği,

-İşlenen Kişisel Verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,

-Kişisel Veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile

-Veri Sahibi ’nin sahip olduğu hakları konusunda

Veri Sahibi ’ne bilgi vermektedir. Bilgi GÜL GÖKKUŞAĞI  web sayfası aracılığıyla ve gerekiyorsa tüm taraflara yazılı olarak yapılacaktır. Süreç içinde çalışma şekli başata olmak üzere, yukarıda sayılan maddelerin herhangi birinde kısmen veya tamamen değişiklik olması durumunda yeni durum web sayfasındaki duyuruda derhal güncellenecektir.

Anayasa’nın 20. maddesinde herkesin, kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme hakkına sahip olduğu ortaya konulmuştur. Bu doğrultuda Kanun’un 11. maddesinde kişisel veri sahibinin hakları arasında “bilgi talep etme” de sayılmıştır. Şirket bu kapsamda, Anayasa’nın 20. ve Kanun’un 11. maddelerine uygun olarak Veri Sahibi ’nin bilgi talep etmesi durumunda gerekli bilgilendirmeyi yapmaktadır.

4.15- VERİ SAHİBİ’NİN HAKLARI

Veri Sahipleri, aşağıdaki haklara sahiptirler:

- GÜL GÖKKUŞAĞI  ‘un Veri Sahibi ’nin kişisel verilerini işleyip işlemediğini öğrenme,

-Eğer GÜL GÖKKUŞAĞI  nezdinde Kişisel Veriler işleniyorsa, bu veri işleme faaliyeti hakkında bilgi talep etme,

-Eğer GÜL GÖKKUŞAĞI  nezdinde Kişisel Veriler işleniyorsa, kişisel veri işleme faaliyetinin amacını ve işlenme amacına uygun kullanılıp kullanmadığını öğrenme,

-Eğer Kişisel Veriler yurtiçinde veya yurtdışında üçüncü kişilere aktarılıyorsa, bu üçüncü kişiler hakkında bilgi talep etme,

-Kişisel Veriler ’in eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde, bunların düzeltilmesini talep etme,

-Kişisel Veriler ’in GÜL GÖKKUŞAĞI  nezdinde eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde, Kişisel Veriler ’in aktarıldığı üçüncü kişilere bu durumun bildirilmesini talep etme,

-Kişisel Veriler ’in Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Kişisel Veriler ’in silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme.

-Kişisel Veriler ’in işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktıysa, bu durumun Kişisel Veriler ’in aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini talep etme,

- GÜL GÖKKUŞAĞI  tarafından işlenen Kişisel Veriler ’in münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi ve bu analiz neticesinde ilgili kişinin (Veri Sahibi) aleyhine bir sonuç doğduğunu düşündüğü sonuçların ortaya çıkması halinde, bu sonuca itiraz etme.

-Kişisel Veriler ’in kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğranması halinde zararın giderilmesini talep etme.

4.16-KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA YÖNELİK İSTİSNALAR

Kanun’un 28. Maddesi uyarınca, aşağıdaki haller Kanun kapsamı dışında tutulduğundan, Veri Sahipleri, yukarıda belirtilen haklarını ileri süremezler:

-Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.

-Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.

-Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.

-Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.

-Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

GÜL GÖKKUŞAĞI  ‘un Aydınlatma Yükümlülüğü, Kanun’un 28/2 maddesi uyarınca aşağıdaki hâllerde uygulanmaz:

-Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.

-İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.

-Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.

-Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

4.17- VERİ SAHİPLERİNDEN GELEN BAŞVURULARIN ALINMASI, İNCELENMESİ VE SONUÇLANDIRILMASI

GÜL GÖKKUŞAĞI  veri sahiplerinden gelecek taleplerin alınması için gerekli altyapıyı hazırlamıştır. Bu amaçla web sitesinde yayımlanan bilgilendirme metninin devamı olarak kvkk@kapriss.com.tr  e-posta adresi açmıştır.

Bu adrese gelen e-postaların tüm komisyon üyeleri ve veri sorumlusu tarafından okunması için gerekli düzenleme yapılmıştır.

E-posta ve/veya diğer yazılı yollardan talep gelmesi durumunda komisyon derhal toplanacak ve talep tüm detayları ile incelenecektir. Talebin kabul edildiği, talebin yerine getirildiği veya talebin kabul edilmediği nedenleriyle birlikte en geç 30 takvim günü içinde talebi yapana e-posta ve gerekiyorsa diğer yazılı yollarla bildirilecektir. Bildirimden önce haklı bulunan talepler mutlaka yerine getirilecektir. Komisyon bu konuda aldığı kararların sonuçlarını titizlikle takip edecektir.

4.18- DENETİMLER VE İYİLEŞTİRME

                GÜL GÖKKUŞAĞI  yılda en az bir defa, işbu politika / prosedürlere uyumun denetimini gerçekleştirecektir. Bu denetimde asli sorumlu komisyondur. Komisyon denetim görevi için GÜL GÖKKUŞAĞI  çalışanları arasından gerekli eğitim ve yetkinliğe sahip personel görevlendirecektir. Bu personelin denetim görevini tam bir tarafsızlık ve bağımsızlık içinde yapması için gerekli önlemler alınmıştır. Komisyon gerekli görmesi durumunda denetim konusunda kendi iç denetimcileri yanında, şirket dışı profesyonel hizmet tedarikçilerinden de destek alabilir. Bu tedarikçilerin seçiminde de, bu konudaki ulusal ve/veya uluslararası akreditasyonlara / standartlara uygun yetkinlik esas alınacaktır.

                Denetimler esnasında karşılaşılan ve komisyona yazılı olarak bildirilen tüm uygunsuzluk ve eksiklikler konularında komisyon derhal düzeltici ve önleyici faaliyetler planlayacak, üst yönetimin onayı doğrultusunda uygulayacaktır. Uygulama sonrasında faaliyetin etkinliği yeniden değerlendirilecektir. Önlem seçimi ve uygulamasında tercih edilen önlemin yeni tehditler ortaya çıkarmaması, kolayca uygulanabilir ve sürdürülebilir olması esastır.

4.19- KVK KONUSUNDA DEĞİŞİKLİK İHTİYAÇLARI

GÜL GÖKKUŞAĞI  iş süreçlerinde meydana gelen değişiklikler (departmanlar tarafından talep edilen ve komisyon tarafından onaylanan), denetim sonrasında elde edilen sonuçlar, ilgili mevzuatta meydana gelen değişiklikler (komisyon ve varsa hukuk departmanı takibi ile haberdar olunan), Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafında yayımlanan kararlar (komisyon ve varsa hukuk departmanı takibi ile haberdar olunan) , veri sahiplerinden gelen talepler nedeniyle KVK politikası bileşenlerinden bir bölümünü veya tamamını değiştirmek zorunda kalırsa, yeni durumu madde 4.14’ün gerektirdiği biçimde duyuracaktır.

                KVK Kurulu tarafından işletilen ve takip edilen Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS)’ne kaydedilmesi gereken tüm değişiklikler komisyonun kontrolünde veri işleyen tarafından derhal yansıtılacaktır.

                GÜL GÖKKUŞAĞI  KVKK Komisyonu, değişiklikleri veri sorumlusu irtibat kişisi tarafından yapılmasını sağlar. Komisyon, değişiklik kararlarını, irtibat kişisine yazılı ve komisyon üyelerinin tamamının imzasın olduğu halde bildirmek zorundadır. Komisyon, yazılı olarak kendisine değişiklik bildirimlerinin yapılmamasından dolayı ortaya çıkabilecek hukuki ve cezai sonuçlardan irtibat kişisini sorumlu tutamaz.

İrtibat kişisi ise kendisine komisyon tarafından bildirilen değişiklikleri derhal yapmak zorundadır. İrtibat kişisi, değişiklikle ilgili talimatı yalnızca komisyondan, yazılı ve komisyon üyelerinin tamamının imzası olduğu halde alır, diğer kişilerden, makamlardan gelen veya komisyonun yazılı olmayan veya yazılı olsa bile komisyon üyelerinin tamamının imzası olmayan talepleri dikkate almayacaktır. Kendisine komisyon tarafından, usulüne uygun şekilde gelen değişiklik taleplerinin zamanında ve gerektiği gibi gerçekleştirilmemesinin hukuki ve cezai sonuçlarından sorumludur. İrtibat kişisi, komisyonun yazılı ve tüm komisyon üyelerinin imzaladığı değişiklik talepleri dışında, kimden gelirse gelsin veya kendi iradesi ile yapacağı tüm uygunsuz değişikliklerin hukuki ve cezai sonuçlarından sorumludur.

4.20-PERSONEL EĞİTİMİ VE BİLGİLENDİRMELERİ

                GÜL GÖKKUŞAĞI  kişisel verilerin korunmasının önemini bilmekte ve bunu şirket kültürünün bir parçası haline getirmek için gerekli eğitimleri düzenli olarak çalışanlarına vermektedir.  Bu amaçla yılda en az bir defa olmak üzere personelimize yüz yüze eğitim verilecektir. Eğitim komisyon üyelerimiz, iç denetim için yetki verdiğimiz personelimiz, hukuk departmanımız veya bu kişilerce ortaklaşa verilebilir. İlgili görevlendirme komisyon tarafından yapılacaktır. Komisyon, gerekli görmesi durumunda bu konuda yetkin profesyonel eğitimci ve/veya eğitim kurumlarından hizmet alabilir.

                KVK süreçlerinin sürekli canlı kalmasını sağlamak için en geç iki ayda bir e-posta ve/veya ortak alanlarda görülecek ilanlar ile KVK konusundaki önemli noktalar için bilgilendirme / hatırlatma yapılacaktır. Personelimizin, gerekli olan her an bu politika / prosedürün güncel hallerine erişimini sağlayacak önlemler alınmıştır.

                Yapılacak bilgilendirmeye ait konular ve içerikler komisyon tarafından hazırlanacak ve bildirimi komisyon üyelerinden birisi tarafından yapılacaktır.

                Eğitim ve bilgilendirmelerin alındığına dair ıslak imza, “okundu” bilgisi veya “oku-imzala” yöntemlerinden herhangi biriyle faaliyet kayıt altına alınacak ve kayıtlar arşivlenecektir.

4.21-KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZASYONU

GÜL GÖKKUŞAĞI  nezdinde; GÜL GÖKKUŞAĞI  ‘un meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, Kanun’un 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin 4. maddede belirtilen ilkeler olmak üzere Kanun’da belirtilen genel ilkelere ve Kanun’da düzenlenen bütün yükümlülüklere uyularak ve Politika kapsamındaki süjelerle (Müşteriler, Ziyaretçi, Çalışan Adayı, Şirket Yetkilileri, Tedarikçiler, İş Ortakları vb.) sınırlı olarak aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel veriler, Kanun’un 10. maddesi uyarınca ilgili kişiler bilgilendirilmek suretiyle işlenmektedir.

 

VERİ KATEGORİLERİ

AÇIKLAMA

KİMLİK

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir; ad-soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne adı-baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet gibi bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler ile vergi numarası, SGK numarası, imza bilgisi, taşıt plakası v.b. bilgiler

İLETİŞİM

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; telefon numarası, adres, e-mail adresi, faks numarası, IP adresi gibi bilgiler

LOKASYON

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; kişisel veri sahibinin Şirket iş birimleri tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde, GÜL GÖKKUŞAĞI ’un ürün ve hizmetlerinin kullanımı sırasında veya işbirliği içerisinde olduğumuz kurumların çalışanlarının Şirket araçlarını kullanırken bulunduğu yerin konumunu tespit eden bilgiler; GPS lokasyonu, seyahat verileri v.b.

ÖZLÜK

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; GÜL GÖKKUŞAĞI  ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri

HUKUKİ İŞLEM

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; GÜL GÖKKUŞAĞI  tarafından uygulanması / uyulması gereken, veri konusu kişi grupları ve veri aktarımı alıcısı grupları arasında bulunan tüm gerçek kişilere ait hukuki kararların parçası olan kişisel veriler / bilgiler

MÜŞTERİ İŞLEM

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; satış işleminin gerçekleşmesini sağlayacak müşteriye ait gerekli bilgiler (TC kimlik no, telefon numarası, adres, e-mail adresi, faks numarası gibi bilgiler)

FİZİKSEL MEKAN GÜVENLİĞİ

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; fiziksel mekana girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları, parmak izi kayıtları ve güvenlik noktasında alınan kayıtlar vb.

İŞLEM GÜVENLİĞİ

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; GÜL GÖKKUŞAĞI  işleyişinin parçası olan, bilişim sistemlerine (yazılım ve donanım) ait yetkinlikler ve bu yetkilerin kullanım şekillerinin, GÜL GÖKKUŞAĞI  işlem güvenliği adına takibini, kullanıcıların ise yetkilerini kullanabilmelerini sağlayan bilgilerdir (Log file, kullanıcı adı, kullanıcı şifresi, parola, işlem geçmişi gibi bilgiler)

RİSK YÖNETİMİ

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; satış işleminin gerçekleşmesini sağlayacak, müşterilerin mali risklerinin belirlenmesi ve ticari ilişkiye girme kararını etkileyecek, müşteriye ait gerekli bilgiler (Çek ödeme durumları, kredi notu, mali yasaklılık, bankalardan edinilen veriler gibi bilgiler)

FİNANS

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; GÜL GÖKKUŞAĞI ’un kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası, kredi kartı bilgisi, finansal profil, malvarlığı verisi, gelir bilgisi gibi veriler

MESLEKİ DENEYİM

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; GÜL GÖKKUŞAĞI  çalışma ilişkisi içerisinde olan veya olabilecek gerçek kişilerin mesleki yeterlilikleri, mesleki eğitimleri ve mesleki tecrübelerini ortaya koyabilecek, gerçek kişinin tercih edilme durumunu etkileyebilecek bilgiler

PAZARLAMA BİLGİLERİ

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; şirket mal ve/veya hizmetlerini satın alması muhtemel gerçek kişiler veya tüzel kişiliklerde görevli gerçek kişilere ait bilgiler (telefon numarası, adres, e-mail adresi, faks numarası gibi bilgiler)

GÖRSEL VE İŞİTSEL KAYITLAR

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; fotoğraf ve kamera kayıtları (Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi kapsamında giren kayıtlar hariç), ses kayıtları ile kişisel veri içeren belgelerin kopyası niteliğindeki belgelerde yer alan veriler

KILIK VE KIYAFET

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; işletmemiz içinde veya dışında yürütülecek işlerin gereği olan ve GÜL GÖKKUŞAĞI  tarafından tedarik edilerek personele verilecek olan iş kıyafetlerinin özelliklerine ait bilgilerdir (Yazlık veya kışlık kıyafet beden numaraları, ayakkabı numarası gibi bilgiler)

SAĞLIK BİLGİLERİ

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; GÜL GÖKKUŞAĞI  ile çalışma ilişkisi içerisinde olan veya olabilecek gerçek kişilerin sağlıklarının yapılacak işe uygunluğunu değerlendirmede kullanılabilecek tahlil, tetkik, anamnez, uzman hekim ve/veya işyeri hekimi görüşleri, epikriz, raporlar ve önceki işyerlerindeki sağlık kayıtları

CEZA MAHKÛMİYETİ VE GÜVENLİK TEDBİRLERİ

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; GÜL GÖKKUŞAĞI  çalışma ilişkisi içerisinde olan veya olabilecek gerçek kişilerin, işe alım süreçlerinde tercih, mevcut çalışanlara ise çalışma mevzuatı hükümlerinin uygulanmasını sağlayacak, suç ve ceza geçmişlerine ait her türlü belge / bilgi (mahkeme kararları, savcılıktan yapılan sorgulama, e-devlet üzerinden alınan suç kaydı yoklaması vb.)

BİYOMETRİK VERİLER

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; GÜL GÖKKUŞAĞI  çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin, aylık ücret hak edişleri ve fazla sürelerle yaptığı çalışmalara ait alacakların hesaplanması (puantaj) için kurulan sistem gereği bulundurulan, gerçek kişiye ait biyometrik veriler (Parmak izi, retina taraması, yüz tanıma sistemi vb. sistemlerden bir veya birkaçı)

 

GÜL GÖKKUŞAĞI , Politika ’da düzenlenmiş, hususlara ve Kanun’un 8. ve 9. maddelerine uygun olarak, Politika ile yönetilen veri sahiplerinin kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarılabilir:

-Şirket tedarikçilerine,

-Şirket hissedarlarına,

-Şirket yetkililerine,

-Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına

-Hukuken yetkili özel hukuk kişilerine

Aktarımda bulunulan yukarıda belirtilen kişilerin kapsamı ve veri aktarım amaçları aşağıda belirtilmektedir.

 

Veri Aktarımı Yapılabilecek Kişiler

Tanımı

Veri Aktarım Amacı

TEDARİKÇİ

GÜL GÖKKUŞAĞI  ’un ticari faaliyetlerini yürütürken Şirket’in emir ve talimatlarına uygun olarak sözleşme temelli olarak Şirket’ine hizmet sunan tarafları tanımlamaktadır.

GÜL GÖKKUŞAĞI  ’un tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve Şirket’in ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin Şirket’ine sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak.

HİSSEDARLAR

GÜL GÖKKUŞAĞI  ’a ve Grup Şirketler ’in hissedarı gerçek kişiler

İlgili mevzuat hükümlerine göre GÜL GÖKKUŞAĞI ’un şirketler hukuku, etkinlik yönetimi ve kurumsal iletişim süreçleri kapsamında yürüttüğü faaliyetlerin amaçlarıyla sınırlı olarak

ŞİRKET YETKİLİLERİ

GÜL GÖKKUŞAĞI  yönetim kurulu üyeleri ve diğer yetkili gerçek kişiler

İlgili mevzuat hükümlerine göre GÜL GÖKKUŞAĞI  ’a ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin tasarlanması, en üst düzeyde yönetiminin sağlanması ve denetim amaçlarıyla sınırlı olarak

YETKİLİ KAMU KURUM VE KURULUŞLARI

İlgili mevzuat hükümlerine göre GÜL GÖKKUŞAĞI  ’dan bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları

İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dâhilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak

GERÇEK KİŞİLER VEYA ÖZEL HUKUK TÜZEL KİŞİLER

İlgili mevzuat hükümlerine göre GÜL GÖKKUŞAĞI  ’dan bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişileri

İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dâhilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak